כחלק מתהליך הרישוי עבור עסקי המזון, מתקיים גם הליך של העברת תכניות לאישור שירות המזון / בריאות הסביבה במשרד הבריאות, וזאת במסגרת הגשת חוות דעת מקדמית או בקרה כללית אחרת, לאחר בדיקה, חוזרות התוכניות עם הערות לתיקון, ברוב המקרים ימצאו תמיד הערות, כי בתקנות יש המון "שטחים אפורים", אין שחור או לבן, מה גם שבכל לשכה יש את הדרישות שלה, הדרישות משתנות לפי אזורים, על אף המפרט האחיד.
בנוסף, יש מקרים בהם נערכת ביקורת בעסק במקביל לבקרת התוכניות ומתקבלות הערות ליישום בהתאם לביקורת זו. במרבית הפעמים, מפקח אחד בודק ומעיר הערות והאחר, בוחן בתוכניות החוזרת אליו מה ואם תוקנו כלל הליקויים.
מתכנן המטבחים, מכין את התוכניות ומגיש דרך הפורטל המקוון ברישיון יצרן או/ו באמצעות הגשה ללשכת בריאות הסביבה במסגרת חו"ד (חוות דעת מקדמית), לאחר בדיקה של מפקח/ת מקבלים אותם עם הערות, המתכנן בוחן את הכתוב וחובתו לתקן את הנדרש, או לספק הסבר נוסף (השגה) ולהחזיר לבקרה נוספת את כל החומר המתוקן. כאן נכנסת לתמונה הפעילות המתקנת, מדובר על מסמך כתוב וערוך היטב על ידי יועץ המטבחים, לעיתים בשם אליו פונה הדו"ח, כמו כן, כאשר יהיו הערות לגבי ליקויים תפעוליים בעסק ויהיה מענה כי הליקויים במטבח תוקנו, רק הלקוח יאשר כי אכן הכול תוקן! על מנת לשמור על רצף הטיפול בהערות יוכן המסמך הנקרא "פעילות מתקנת לדוח שרות המזון/בריאות הסביבה".
להלן כמה כללים ודגשים על אופן כתיבה ועריכת המסמך:
- בראש המסמך יש לציין: תאריך קבלת החומר / התוכניות שנבדקו / נמען לשכת הבריאות
- חובה לציין במסמך את מספר האסמכתא / מספר סימוכין שרשום במסמך שהתקבל
- יש להגיש את תיקון הליקויים בטבלה, בדיוק לפי הסדר שנרשמו בדו"ח הערות כך שיהיה קל על המפקח/ת לעקוב מה וכיצד הדברים תוקנו או קיבלו הסבר.
- מומלץ לצרף מסמכים / אישורים ולעיתים גם צילומים מהשטח
- בקשות / דרישות לציין בחלק התחתון למסמך
- ההעתקים: בעל העסק, מנהלת/ת רישוי עסקים ברשות המוניציפאלית, מפקח/ת הלשכה
כמו כן, מומלץ כי את המסמך, יכתוב בעל מקצוע מוסמך ובעל ניסיון רב בכתיבת פעילות מתקנת לדרישות משרד הבריאות, הדבר יכול לקצר ולזרז מאוד את התהליך מול הלשכה, משרד קלוד אדריכלים פועל רבות בתחום ומכיר היטב את רוב המפקחים בארץ, הידע והניסיון שלנו מסייע לבעלי עסקים רבים בדגש בתחום עסקי המזון ומפעלים יצרניים. פנו אלינו עוד היום לקבלת ייעוץ מקצועי והצעת מחיר למתן ועריכת דוח פעילות מתקנת לדוח שהתקבל מביקורת במטבח או במסגרת החוות דעת המקדמית.